Contrat cadre de licence et maintenance Suite WINMEDIA

9.4. Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable pour un manquement à l’une des obligations mise à sa charge dans le Contrat qui résulterait de la survenance d’un cas de force majeure, sous réserve toutefois que :
La partie invoquant un tel cas notifie son existence à l’autre partie dans les plus brefs délais ;
Qu’elle fasse tout le nécessaire pour en limiter les conséquences ; et
Qu’elle reprenne l’exécution du Contrat immédiatement après que ce cas de force majeure a disparu.

Le cas de force majeure suspend les obligations nées du Contrat pendant toute la durée de son existence à l’égard de la partie empêchée. Tout cas de force majeure d’une durée supérieure à trente (30) jours consécutifs ouvre droit à la résiliation de plein droit du Contrat par l’une ou l’autre des parties.

Pour l’application du présent Contrat, entrent, notamment, dans la définition de la force majeure, les évènements suivants : panne ou défaillance de l’hébergeur, panne électrique, incendie, inondation, catastrophe naturelle (séisme, tempête…), grève totale ou partielle, interne ou externe à la partie en cause, guerre (déclarée ou non), épidémie, blocus, attentats, émeutes, embargos, manifestations, restrictions, blocage des moyens de télécommunication ou d’approvisionnement.

Article 10. DUREE ET RESILIATION

Le présent Contrat entre en vigueur à la date de la Commande et restera applicable pendant la durée de la ou des licences concédées sur les Logiciels telle qu’indiquée ci-après (la durée la plus longue si ces durées sont différentes).

10.1. Abonnement

Dans le cas d’un Abonnement, le Contrat est conclu pour une durée initiale de 36 mois minimum sauf mention contraire indiquée dans la Commande.

Le Contrat se poursuivra par tacite reconduction pour des périodes de même durée, sauf résiliation par l’une des Parties par lettre recommandée avec demande d’avis de réception avec un préavis minimum de 3 mois avant l’échéance de la période en cours.

Dans ce cas, la Commande comprend la licence concédée sur les Logiciels mentionnés dans la Commande (pour le nombre de postes ou Utilisateurs indiqués) et la fourniture des Services, pour la durée du Contrat.

10.2. LOA

Dans le cas d’une LOA, le Contrat est conclu pour la durée initiale de 36 mois minimum sauf mention contraire indiquée dans la Commande.

A l’issue de cette période initiale, le Client pourra bénéficier d’une licence perpétuelle pour les Logiciels concernés et mentionnés dans la Commande, c’est-à-dire d’un droit d’utilisation pour la durée des droits de propriété intellectuelle applicables sur lesdits Logiciels, sauf résiliation anticipée conformément aux dispositions ci-après. Il est précisé en tant que de besoin que la notion d’ « option d’achat » renvoie ici au droit de bénéficier d’une licence perpétuelle et non à l’acquisition des droits de propriété intellectuelle sur les Logiciels.

Cette « option d’achat » permettant de bénéficier d’une licence perpétuelle est conditionnée à la souscription par le Client de prestations de Support pour 24 mois supplémentaires. Le Client informer WIN-GROUP SOFTWARE de son souhait de bénéficier d’une licence perpétuelle et de souscrire les prestations de Support avec un préavis de 3 mois avant le terme de la durée initiale.

Dans ce cas, la Commande initiale comprend la licence concédée sur les Logiciels mentionnés dans la Commande (pour le nombre de postes ou Utilisateurs indiqués) et la fourniture des Services pour la durée initiale.

A l’issue de cette durée initiale, le Client devra souscrire au titre d’une Commande supplémentaire des prestations de Support pour continuer à en bénéficier. Le Contrat restera applicable au titre des prestations de Support pour une durée initiale de 24 mois (sauf mention contraire dans la Commande) et se poursuivra par tacite reconduction pour des périodes de même durée, sauf résiliation par l’une des Parties par lettre recommandée avec demande d’avis de réception avec un préavis minimum de 3 mois avant l’échéance de la période en cours.

10.3. Résiliation anticipée (clause résolutoire) et suspension du Contrat

Dans le cas où l’une ou l’autre des parties contreviendrait au présent Contrat, (notamment pour WIN-GROUP SOFTWARE, en cas de manquement grave ou répété à ses obligations de fourniture des Matériels, Logiciels et Services ; pour le Client, à ses obligations de paiement, de respect des droits concédés et aux obligations prévues à l’article 8 ; pour les deux parties, aux obligations de confidentialité ou relatives aux garanties ou aux données personnelles), la partie plaignante pourra résilier le Contrat, automatiquement, de plein droit et sans aucune formalité judiciaire, 30 jours après une mise en demeure par lettre recommandée avec demande d’avis de réception restée sans effet, sans préjudice du droit à indemnisation des préjudices subis par la partie plaignante en raison des manquements commis par la partie défaillante.

Le Client est informé que les prix pratiqués par WIN-GROUP SOFTWARE dépendent de la durée d’engagement prévue au Contrat et que WIN-GROUP SOFTWARE mobilise les ressources nécessaires pour ladite durée. En conséquence, en cas de résiliation anticipée en raison d’une défaillance du Client ou du fait du Client, le Client sera redevable de l’ensemble des sommes dues à WIN-GROUP SOFTWARE en application du Contrat, à savoir toutes les échéances jusqu’au terme de la période en cours, sans préjudice pour WIN-GROUP SOFTWARE de demander des dommages-et-intérêts en réparation du préjudice subi du fait de la résiliation et/ou défaillance du Client.

En complément, WIN-GROUP SOFTWARE pourra suspendre le fonctionnement des Logiciels (en mode SaaS), sans préjudice de tout autre recours, dans les cas suivants :
L’utilisation des Logiciels par le Client comporte un risque pour la stabilité ou la sécurité pour du Logiciel, du serveur sur lequel il est hébergé ou tout tiers ;
En cas d’une demande émanant d’une autorité administrative ou judiciaire ;
Les fournisseurs de WIN-GROUP SOFTWARE (notamment au titre de l’hébergement) suspendent, résilient ou cessent la fourniture de leurs services nécessaires au fonctionnement des Logiciels et/ou à la fourniture des Services par WIN-GROUP SOFTWARE.

Une telle suspension peut intervenir immédiatement et sans préavis en cas d’urgence ou de nécessité.

Dans la mesure du possible, quand la cause de la suspension n’est pas due au Client, WIN-GROUP SOFTWARE veille à limiter l’impact de la suspension sur le fonctionnement normal des Logiciels.

Si la cause de la suspension se poursuit au-delà d’un délai de 30 jours, le contrat pourra être résilié par lettre recommandée avec demande d’avis de réception par l’une ou l’autre des parties.

10.4. Conséquences de la résiliation

La fin du Contrat, quelle que soit la raison, anticipée ou à son terme, emportera cessation des droits concédés sur les Logiciels (sauf licence perpétuelle concédée dans le cadre de la LOA, sauf en cas de résiliation anticipée en application de l’article 10.3). En conséquence, le Client devra immédiatement cesser d’utilisation les Logiciels et notamment (i) désinstaller les Logiciels (en mode On-Premise) et cesser de les utiliser, de quelque façon que ce soit, (ii) détruire toute Documentation relative aux Logiciels en sa possession (iii) certifier par écrit, à la demande de WIN-GROUP SOFTWARE, le respect de ces obligations.

En mode Saas, WIN-GROUP SOFTWARE fournira au Client une copie de ses Données sous forme d’un back up de la base de Données, sur demande écrite du Client dans un délai maximum de 7 jours et sous réserve du paiement par le Client de l’ensemble des sommes dues à WIN-GROUP SOFTWARE (étant précisé que les Données ne sont conservées que pendant un délai de 14 jours après lequel le Client ne pourra plus récupérer ses Données). Il appartient au Client de vérifier dans les délais que le back-up de la base de Données est complet et fonctionnel.

Les droits et obligations qui, par nature, devront perdurer après la fin du Contrat produiront toujours leurs effets (notamment les clauses de confidentialité, garantie, responsabilités et les clauses relatives aux litiges).

Article 11. CONFIDENTIALITE

Au titre du présent Contrat, sont considérées comme des informations confidentielles (ci-après « Information(s) Confidentielle(s) »), le présent Contrat, toutes informations ou données, de quelque nature que ce soit, y compris de nature technique, commerciale, stratégique, financière, économique, juridique quels qu’en soient la forme ou le support qui sont reçues et/ou échangées entre les parties lors de la négociation et/ou de l’exécution du Contrat.

Le Client convient expressément de considérer comme confidentielles les créations relevant des droits de propriété intellectuelle ou les éléments de savoir-faire appartenant à WIN-GROUP SOFTWARE ainsi que toutes informations qui lui auront été transmises dans le cadre du Contrat, y compris la Documentation et les mots de passe administrateur éventuellement communiqués au responsable technique du Client.

WIN-GROUP SOFTWARE convient expressément de considérer les Données du Client comme confidentielles.

Ne sont pas considérées comme Informations Confidentielles les informations pour lesquelles la partie qui les a reçues peut démontrer qu’elles sont dans le domaine public, sans faute ou manquement à une obligation de confidentialité ou qu’elles étaient en sa possession d’une manière licite avant leur divulgation ou ont été reçues licitement d’un tiers.

Les Parties s’engagent dans le cadre du Contrat :
À n’utiliser les Informations Confidentielles que pour les besoins du Contrat ;
À prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger la confidentialité des Informations Confidentielles ;
À garder confidentielles et à ne pas divulguer ou publier les Informations Confidentielles – par quelque moyen que ce soit et à quelque fin que ce soit directement ou indirectement – à des tiers au Contrat, sans l’autorisation préalable et écrite de la partie qui l’aura communiqué que celle-ci pourra refuser à sa seule discrétion.

Les Informations Confidentielles ne pourront être communiquées qu’aux seuls employés et sous-traitants des parties ayant besoin de les connaître et dans la limite de ce qu’il leur est nécessaire de connaître pour la réalisation des tâches qui leur incombent au titre du présent Contrat. Chacune des parties reste responsable du respect par ces derniers de ses obligations.

Nonobstant ce qui précède, chaque partie concernée pourra divulguer les Informations Confidentielles, dans la stricte mesure où cette divulgation a été imposée par l’application d’une disposition légale ou réglementaire impérative, par l’application d’une décision de justice ou aux fins d’exercice ou de défense de ses droits. Dans ce cas, la partie qui divulgue doit informer l’autre partie.

La présente obligation de confidentialité s’applique pendant toute la durée du présent Contrat, et survit à la fin de la relation contractuelle, quelle qu’en soit la cause pendant une durée de 5 ans ou si ce délai est plus long, aussi longtemps que l’Information Confidentielle concernée n’est pas tombée dans le domaine public.

Dès résiliation ou expiration du présent Contrat, chacune des parties détenant des Informations Confidentielles appartenant à l’autre partie, s’engage à détruire toutes les éventuelles copies et à restituer les Informations Confidentielles, à première demande.

Article 12. DONNEES PERSONNELLES

Dans le cadre de la réalisation des Services d’Hébergement ou de Support, WIN-GROUP SOFTWARE pourra être amenée à traiter des Données ayant la qualification de données à caractère personnel, en qualité de sous-traitant, sur instructions du Client. Les obligations des parties à ce titre sont prévues à en Annexe 2 du présent Contrat.

Article 13. DISPOSITIONS GENERALES

Intégralité : Le présent Contrat constitue l’intégralité des droits et obligations régissant son objet et remplace toute proposition ou accord antérieur, écrit ou verbal.

Non-renonciation : Le fait pour une partie de ne pas revendiquer l’application d’une disposition quelconque du Contrat ou d’en tolérer l’inexécution de façon temporaire ou permanente, ne pourra en aucun cas être interprété comme une renonciation par cette partie à exercer les droits qu’elle détient au titre des présentes.

Nullité : Si l’une quelconque des dispositions du Contrat est réputée nulle, elle sera réputée non écrite mais les autres dispositions garderont leur force et leur portée.

Intuitu personae : Le Client ne pourra transférer ou céder par fusion, scission, apport partiel d’actifs, location-gérance de fonds de commerce ou toute opération similaire, tout ou partie de ses droits et obligations lui incombant au titre des présentes, sauf accord exprès, écrit et préalable de WIN-GROUP SOFTWARE. Dans ce cas, le Client se porte fort du respect des obligations des présentes par son successeur.

Coordonnées : Le Client s’engage à tenir WIN-GROUP SOFTWARE informée par courrier recommandé avec avis de réception de toute modification touchant à sa forme ou dénomination sociale, à sa localisation (siège social, établissements).

Notifications : Les parties reconnaissent une valeur probante aux télécopies et messages électroniques qui seront échangés entre elles et renoncent à exiger toute confirmation par lettre simple ou recommandée, sauf stipulation expresse contraire du Contrat.

Indépendance des parties : Chaque partie est une personne morale juridiquement et financièrement indépendante l’une de l’autre, agissant en son nom propre et sous sa seule responsabilité. Le Contrat ne constitue ni une association, ni un mandat donné par l’une des parties à l’autre. Chaque partie s’interdit donc de prendre un engagement au nom et pour le compte de l’autre partie, à laquelle elle ne saurait en aucun cas se substituer.

Article 14. LOI APPLICABLE ET REGLEMENT DES DIFFERENDS

Le présent Contrat est soumis au droit français, à l’exclusion de la convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises et des règles relatives aux conflits de lois et de juridictions.

Sauf en cas d’urgence ou de demande en paiement, tous litiges qui pourraient survenir dans le cadre de l’exécution du présent Contrat seront, avant toute action judiciaire, soumis à l’autre partie en vue d’un règlement amiable.

Tout litige entre WIN-GROUP SOFTWARE et un Client relèvera de la compétence exclusive du Tribunal matériellement compétent situé à Marseille, même en cas de référé, d’appel en garantie ou de pluralité de défendeurs.

FAIT EN DEUX EXEMPLAIRES, le ____________________

Signatures :

POUR WIN-GROUP SOFTWARE Pour le Client

ANNEXE 1 : CONDITIONS GENERALES APPLICABLES AU SUPPORT

La présente annexe a vocation à détailler en complément du Contrat les prestations de Support associées aux Logiciels, sous réserve d’une licence régulièrement concédée par WIN-GROUP SOFTWARE au Client sur lesdits Logiciels et que les prestations de Support soient incluses dans ladite licence (Abonnement ou durée initiale du LOA) ou souscrites aux termes d’une Commande spécifique par le Client (pour les licences dites perpétuelles).

Les prestations de Support incluent les prestations d’assistance technique et de maintenance, telles qu’indiquées ci-après.

Article 1. DEFINITIONS

Dans la présente annexe, les termes ci-dessous, utilisés au singulier ou au pluriel, auront la signification suivante :

Anomalie : tout incident, défaut, dysfonctionnement ou toute non-conformité des fonctionnalités du Logiciel par rapport à la Documentation, reproductible par le Client et vérifié par WIN-GROUP SOFTWARE, qui empêche le fonctionnement normal de tout ou partie du Logiciel ou qui provoque un résultat incorrect ou un traitement inadapté alors que le Logiciel est utilisé conformément aux Prérequis, à sa Documentation et à sa destination.

Evolutions : toutes les améliorations fonctionnelles susceptibles d’être ultérieurement apportées au Logiciel, ainsi que toutes les modifications de ce dernier ayant pour effet de remettre en cause substantiellement sa structure. Les nouvelles versions sont identifiées par un changement de numéro principal (par exemple, version X à version Y, X et Y correspondant à l’année de déploiement de ladite version). La notion de Nouvelles Versions majeures n’inclut pas les nouveaux modules susceptibles d’être apportés aux Logiciels et pouvant faire l’objet d’une Commande spécifique.

Maintenance corrective : intégration au Logiciel des corrections d’Anomalies, ainsi que d’améliorations non constitutives d’Evolutions (notamment les améliorations fonctionnelles ou techniques susceptibles d’être ultérieurement apportées au Logiciel, telles qu’assurées par les mises à jour régulières, correspondant à une sous-version du Logiciel basé sur la même architecture, identifiées par le passage d’une version mineure à la suivante (le numéro de version mineure étant identifié par le deuxième chiffre du numéro de version (Y pour une version nommée x.Y).

Les autres termes utilisés avec une majuscule ont la définition prévue dans le Contrat.

Article 2. ASSISTANCE TECHNIQUE

Cette prestation inclut une assistance technique de niveau 1 à distance par téléphone ou par email aux coordonnées indiquées par WIN-GROUP SOFTWARE ou via le formulaire disponible sur le Site Internet, du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h sauf jours fériés et indisponibilités dont le Client est informé à l’avance.

Dans le cadre de l’assistance technique, WIN-GROUP SOFTWARE s’efforcera de répondre à distance aux questions et/ou d’identifier la nature des problèmes rencontrés par les Utilisateurs.

L’assistance technique inclut les questions relatives à des anomalies de fonctionnement des Logiciels ne nécessitant pas de correction ou modification des codes sources des Logiciels (Maintenance corrective) et l’assistance au démarrage.

Elle n’inclut pas la formation des Utilisateurs, la réponse aux questions que la Documentation permet de résoudre sans l’assistance de WIN-GROUP SOFTWARE, l’aide pour l’installation des mises à jour, l’aide pour l’installation des Logiciels sur une nouvelle machine, la formation aux nouveautés des mises à jour, la télémaintenance des applications et des bases de données ou le développement de nouvelles fonctionnalités, qui devront faire l’objet d’une Commande et acceptation spécifique de WIN-GROUP SOFTWARE.

Article 3. MAINTENANCE CORRECTIVE ET EVOLUTIONS

Les prestations de Support incluent la correction des Anomalies et la fourniture des Evolutions des Logiciels.

WIN-GROUP SOFTWARE fournira au Client la Documentation des Logiciels dans sa version courante et/ou les mises à jour de Documentation relatives aux Logiciels dans un délai raisonnable (2 à 3 semaines maximum à partir de la date de la mise à jour ou Evolution).

WIN-GROUP SOFTWARE se réserve le droit d’utiliser le moyen le plus approprié pour effectuer la correction des Anomalies. Tout déplacement sur le site du Client sera facturé en sus.

3.1. Maintenance corrective

WIN-GROUP SOFTWARE procèdera à la correction des Anomalies selon les modalités prévues à l’article 5 au titre de la Maintenance Corrective.

Lorsqu’un correctif ou une mise à jour seront développés par WIN-GROUP SOFTWARE au titre de la Maintenance Corrective, ils seront incorporés dans une WinMedia « Release Note » qui sera périodiquement communiquée au Client pendant la durée des prestations de Support par email ou via une fenêtre qui s’ouvre au démarrage des Logiciels. Ces notes décrivent les fonctionnalités et les corrections d’Anomalies contenues dans chaque version mineure associée à la Maintenance Corrective.

WIN-GROUP SOFTWARE fournira la version en cause avec la Documentation associée, ainsi que le cas échéant les mises à jour procédurales. WIN-GROUP SOFTWARE fournira une copie par email d’un document de procédure générique afin de permettre au Client de mettre à niveau le logiciel.

Les dates de sortie de ces correctifs et mises à jour seront assorties d’un délai permettant au Client de mettre en œuvre ces modifications.

Le défaut d’installation par le Client des correctifs ou mises à jour fournis au titre de la Maintenance Corrective dans le délai indiqué (ou à défaut de délai indiqué, dans un délai raisonnable) déchargera WIN-GROUP SOFTWARE de ses obligations et responsabilités au titre des prestations de Support.

3.2. Fourniture des Evolutions

Au titre des prestations de Support, WIN-GROUP SOFTWARE fournira au Client les Evolutions du Logiciel.

WIN-GROUP SOFTWARE informera le Client avant la sortie commerciale de l’Evolution du Logiciel avec l’ensemble des éléments pertinents concernant les Prérequis applicables.

Pour les licences On-Premise, si le Client souhaite bénéficier de l’Evolution, WIN-GROUP SOFTWARE pourra procéder à son installation sous réserve du respect des Prérequis par le Client et d’une Commande spécifique.

Pour les licences Saas, le Client pourra bénéficier de l’Evolution sans coût supplémentaire.

Les dates de sortie des Evolutions seront assorties d’un délai permettant au Client de mettre en œuvre ces modifications.

Article 4. MODALITES D’EXECUTION DES PRESTATIONS

4.1. Délais

Les délais d’intervention reposent sur des jours ouvrés et des horaires indiqués ci-dessus.

Dans le cadre de l’assistance, WIN-GROUP SOFTWARE s’efforcera de prendre en compte les demandes dans un délai d’un jour ouvré ou, en cas de problème complexe, de 3 jours ouvrés.

Dans le cadre de la Maintenance corrective, WIN-GROUP SOFTWARE s’efforcera d’intervenir dans un délai de 15 jours, et indiquera au Client si l’Anomalie nécessite un délai supplémentaire, en indiquant la date prévue pour la fourniture du correctif.

Ces délais prennent effet après confirmation de l’Anomalie. Les délais de réponse reposent sur un effort commercialement raisonnable de la part de WIN-GROUP SOFTWARE et dépendent des heures limite d’intervention et d’expédition quotidiennes.
Les heures ouvrables et délais d’intervention peuvent varier d’un pays et d’une région à l’autre et dépendent des contraintes logistiques.

Les opérations de Support pourront entraîner l’interruption du fonctionnement des Logiciels, sans que l’ensemble de ces périodes d’interruption ne puissent engager la responsabilité de WIN-GROUP SOFTWARE, ni ouvrir droit à une quelconque indemnité.

4.2. Support d’urgence et/ou sur site

En dehors des heures ouvrées mentionnées ci-dessus, le Client pourra bénéficier d’une assistance technique fournie par un technicien de WIN-GROUP SOFTWARE d’astreinte, qui répondra directement ou prendra connaissance des messages laissés par le Client afin d’y répondre.

Le support d’urgence est réservé aux cas dans lesquelles une Anomalie rendrait un Logiciel ou l’une de ses fonctionnalités essentielles totalement indisponible et impacterait l’activité du Client de manière importante, dont la résolution ne peut attendre les heures ouvrées.

De plus, dans le cas où le Support à distance ne permettrait pas de résoudre ladite Anomalie et que le Client aurait fait des efforts raisonnables en se fondant sur les instructions de WIN-GROUP SOFTWARE pour résoudre celle-ci, WIN-GROUP SOFTWARE pourra envoyer un ingénieur sur le site du Client dans les 48 heures suivant la détermination de la nécessité de fournir un soutien d’urgence sur place.

En tout temps, le personnel de WIN-GROUP SOFTWARE sur site devra être accompagné sur place par un ingénieur du Client qualifié afin de faciliter l’interaction rapide et la résolution des problèmes signalés.

Les frais de déplacement et d’hébergement seront à la charge du Client.

Article 5. OBLIGATIONS DU CLIENT

L’aptitude de WIN-GROUP SOFTWARE à fournir les prestations de Support dépendra de la coopération et la collaboration active et diligente du Client, ainsi que de l’exactitude et de l’exhaustivité des informations fournies par le Client et nécessaires à la bonne exécution par WIN-GROUP SOFTWARE desdites prestations.

En particulier, le Client doit permettre à WIN-GROUP SOFTWARE un accès distant aux Logiciels et notamment mettre à disposition une instance avec le logiciel de télémaintenance recommandé par WIN-GROUP SOFTWARE ainsi que permettre à WIN-GROUP SOFTWARE d’installer les outils de diagnostic ou maintenance réseau permettant de faciliter son intervention. Si ces outils ont été fournis par WIN-GROUP SOFTWARE, ils devront être désinstallés à la résiliation du Contrat.

L’accès par WIN-GROUP SOFTWARE au système d’informations du Client par ces outils pourra être activé seulement en cas d’intervention de WIN-GROUP SOFTWARE, avec le consentement du Client.

Le Client devra communiquer à WIN-GROUP SOFTWARE toutes les informations requises par cette dernière pour permettre la réalisation du Support, notamment :
Le nom des postes concernés et identifiants du logiciel de télémaintenance permettant d’y accéder ;
La description de l’Anomalie, notamment la date et l’heure de sa première apparition et sa fréquence
La description détaillée de la configuration des logiciels ou environnement informatique du Client avant l’apparition de l’Anomalie ;
La description détaillée des mesures de dépannage prises par le Client et les résultats de ces interventions ;
La version actuelle du Logiciel utilisé par le Client.

Les demandes du Client au titre du Support devront émaner d’un interlocuteur unique désigné par le Client et formé à l’utilisation du Logiciel.

Après analyse et diagnostic, WIN-GROUP SOFTWARE communiquera à l’Utilisateur la procédure qu’il préconise pour résoudre l’Anomalie et/ou interviendra, si nécessaire, via l’accès distant.

Une visite préventive via le logiciel de télémaintenance peut être demandée par écrit par le Client une fois par an, pour analyser la configuration du système matériel et logiciel dans lequel les Logiciels sont utilisés et éventuellement identifier des éléments à modifier au regard des Prérequis.

D’une manière générale, le Client s’engage à :

Maintenir un environnement adapté et approprié conformément aux préconisations des fabricants (matériels et logiciels) et conforme aux Prérequis ;
Installer les mises à jour ou les correctifs des logiciels tiers, à supprimer des options de sociétés tierces et/ou à substituer des options, si cela est nécessaire au bon fonctionnement des Logiciels ;
Assurer la sécurité de son système d’informations envers les virus et malwares avec les logiciels recommandés par WIN-GROUP SOFTWARE,
Réaliser des copies de sauvegarde périodiques de ses données de configuration, fichiers, données ou programmes stockés sur ses systèmes ou tout autre support ou périphérique de stockage afin de prévenir toute panne, altération ou perte potentielle de données et à stocker ces sauvegardes dans un lieu distinct de son système informatique (copie de feu) ;
Maintenir une procédure de restauration de ses données de configuration, fichiers, données et programmes perdus ou altérés qui ne dépendent pas de la maintenance.

Article 6. LIMITES ET EXCLUSIONS

WIN-GROUP SOFTWARE se réserve la possibilité de cesser les Prestations de Support de toute version d’un Logiciel antérieure de plus d’une version à la version en cours de commercialisation (i.e. WIN-GROUP SOFTWARE maintient la version en cours de commercialisation et la précédente version).

Sont également exclus des Services :
Les incidents ne répondant pas à la définition d’Anomalie ou les questions exclues des prestations d’assistance telles que détaillées ci-dessus y compris les incidents dus à une cause non-imputable au Logiciel ou à WIN-GROUP SOFTWARE, notamment mais sans limitation :
Les incidents dus à une mauvaise utilisation du Logiciel par le Client ou à des modifications apportées au Logiciel sans l’autorisation de WIN-GROUP SOFTWARE ;
Les incidents dus à un mauvais fonctionnement ou à une absence de certification du/des postes sur lesquels le Logiciel est installé et/ou utilisé ;
Les incidents dus à une défaillance ou une interruption des réseaux de télécommunication et/ou du réseau électrique ;
La sauvegarde, le stockage, l’hébergement et la récupération des Données du Client (hormis Hébergement en SaaS selon les conditions prévues dans le Contrat).

D’une manière générale, le Client est responsable de la gestion de la continuité de ses activités et notamment des opérations de sauvegardes de ses données et WIN-GROUP SOFTWARE n’est pas responsable en cas de perte, altération ou destruction de tout ou partie des Données hébergées sur le serveur. Lorsqu’une prestation de sauvegarde de WIN-GROUP SOFTWARE est expressément prévue, elle est limitée aux conditions énoncées.

En cas d’intervention sur un incident exclu des Services, WIN-GROUP SOFTWARE pourra facturer son intervention aux tarifs en vigueur.

ANNEXE 2 : OBLIGATIONS EN MATIERE DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

La présente annexe a pour objet de définir les conditions dans lesquelles WIN-GROUP SOFTWARE s’engage à effectuer pour le compte du Client les opérations de traitement des Données Personnelles en qualité de sous-traitant.

Le terme « Données personnelles » désigne les données à caractère personnel que le Client traite en qualité de responsable de traitement et que WIN-GROUP SOFTWARE est susceptible de traiter en qualité de sous-traitant, au sens de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite Informatique et Libertés et du Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (dit « RGPD »), cet ensemble règlementaire étant désigné ci-après « Règlementation Applicable ».

Article 1. DESCRIPTION DU TRAITEMENT

Les opérations réalisées sur les Données personnelles dans le cadre du traitement sont les suivantes : collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, modification, extraction, communication par transmission, mise à disposition, effacement.

La ou les finalité(s) du traitement sont l’exécution du Contrat, à savoir la mise à disposition et l’Hébergement des Logiciels et Données (licence SaaS) et la réalisation du Support.

Les données à caractère personnel traitées sont les Données Personnelles qui sont communiquées et/ou utilisées par le Client au sein des Logiciels ou à l’occasion du Support, notamment les informations concernant les clients et contacts du Client dans le cadre du Logiciel de gestion commerciale et les données figurant dans les brèves pour le Logiciel de gestion des informations telles que les noms, prénoms et coordonnées des personnes concernées.

Les catégories de personnes concernées sont les clients et contacts du Client ainsi que ses vendeurs, directeurs commerciaux, journalistes et chefs de rédaction, les personnes dont les données figurent dans les brèves pour le Logiciel de gestion des informations.

La durée du traitement de Données personnelles équivaut à la durée du Contrat, augmentée de 14 jours au titre des sauvegardes réalisées par WIN-GROUP SOFTWARE.

Article 2. OBLIGATIONS DES PARTIES

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la Règlementation Applicable.

2.1. Obligations du Client

Le Client, en sa qualité de responsable de traitement, s’engage à respecter ses obligations au titre de la Règlementation Applicable à l’égard des Personnes Concernées et des tiers.

En particulier, le Client reconnaît et accepte qu’il utilise les Logiciels sous sa responsabilité et fait son affaire personnelle de la gestion des contraintes légales et règlementaires applicables à son activité.

Le Client s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées dans le cadre des traitements qu’il réalise et en ce qui concerne l’environnement dans lequel sont utilisés les Logiciels, afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques concernant les Données Personnelles.

Le Client, qui demeure seul responsable du choix des Logiciels et Services, doit s’assurer que ceux-ci présentent les caractéristiques et conditions requises notamment pour pouvoir procéder aux traitements de Données Personnelles envisagés dans le cadre de l’utilisation de la Solution, compte-tenu de la réglementation en vigueur et des mesures de sécurité applicables.

2.2. Obligations de WIN-GROUP SOFTWARE

WIN-GROUP SOFTWARE a la qualité de sous-traitant au sens de la Réglementation Applicable. A ce titre, en application de l’article 28.3 a) du RGPD, WIN-GROUP SOFTWARE ne traite les Données Personnelles que sur instruction documentée du Client, pour les finalités prévues dans la présente Annexe ou le Contrat. Les dispositions du Contrat, les instructions communiquées et les actions réalisées par le Client dans le cadre de l’utilisation des Logiciels constituent les instructions du Client. Lesdites instructions doivent être conformes à la Règlementation Applicable.

Si WIN-GROUP SOFTWARE est tenue de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union européenne ou du droit français, WIN-GROUP SOFTWARE en informera le Client, sauf interdiction pour des motifs importants d’intérêt public.

En application de l’article 28.3 b) du RGPD, WIN-GROUP SOFTWARE veille à ce que les personnes autorisées à traiter les Données Personnelles s’engagent à respecter la confidentialité de ces Données Personnelles et soient sensibilisées en matière de protection des Données Personnelles.

En application de l’article 28.3 c) du RGPD, WIN-GROUP SOFTWARE fait ses meilleurs efforts pour prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au traitement des Données Personnelles.

En application de l’article 28.3 e) du RGPD, WIN-GROUP SOFTWARE s’engage à collaborer dans la mesure du possible avec le Client pour répondre à toute demande d’une personne concernée dont les Données Personnelles sont traitées par le Client et utilisées dans le cadre des Logiciels au titre des demandes formulées conformément à la Règlementation Applicable. WIN-GROUP SOFTWARE transmettra au Client toute demande d’une personne concernée dont les Données Personnelles sont traitées par le Client à travers les Logiciels qui lui parviendrait directement.

En application des articles 28.3 f) et h) du RGPD, le Client pourra demander à WIN-GROUP SOFTWARE les informations raisonnables ou rapports d’audit disponibles (ou sur demande, aux frais du Client) pour l’aider à garantir le respect par le Client de ses obligations. WIN-GROUP SOFTWARE fera ses meilleurs efforts pour informer, dans la mesure du possible, le Client si WIN-GROUP SOFTWARE a connaissance d’une instruction qui, selon lui, constitue une violation des dispositions applicables. WIN-GROUP SOFTWARE fera ses meilleurs efforts pour informer le Client de toute violation de Données Personnelles du Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.

En application de l’article 28.3 g), WIN-GROUP SOFTWARE pourra restituer et supprimera les Données Personnelles du Client hébergées dans le cadre de l’utilisation du Logiciel (licence SaaS), selon les modalités prévues dans le Contrat.

En application des articles 28.2, 28.3 d) et 28.4, le Client autorise WIN-GROUP SOFTWARE à faire appel à des sous-traitants, notamment pour l’hébergement des Logiciels et des Données (licence SaaS), auprès desquels WIN-GROUP SOFTWARE s’engage à demander le respect des obligations applicables aux Données Personnelles. WIN-GROUP SOFTWARE demeure responsable à l’égard du Client de l’exécution du Contrat. La liste des sous-traitants est disponible sur demande auprès de WIN-GROUP SOFTWARE.

WIN-GROUP SOFTWARE informera préalablement le Client de tout changement prévu concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants, et le Client aura la possibilité d’émettre des objections dans un délai de 15 jours à l’encontre de ces changements en indiquant les raisons de ces objections.